Χρημάτισε ηγούμενος της ιεράς μονής Βατοπαιδίου. Συνδεόταν με τον όσιο Μάξιμο Καυσοκαλύβη (+1365), του οποίου υπήρξε βιογράφος. Στη θαυμάσια αυτή και θαυμαστή βιογραφία, κατά μετάφρασή της στην απλοελληνική από τον όσιο Νικόδημο τον Αγιορείτη, ο άγιος Θεοφάνης γράφει χαρακτηριστικά: «Και εγώ ο ίδιος επί Θεώ μάρτυρι, δεν θέλω κρύψω εκείνο όπου είδα εις τον Όσιον δια τις εγνωρίσθηκα και εγώ με αυτόν, και είχα την συναναστροφήν του, και μίαν ημέραν εκίνησα από την μονήν του Βατοπαιδίου μαζί με άλλον ένα, και επήγα εις την καλύβαν του, και μη ευρών αυτόν εκεί, ελυπούμην, και εκοίταζα τριγύρω δια να ιδώ τον ποθούμενον και αναβαίνωντας ολίγον από οπίσω της καλύβας του, και κοιτάζωντας εις τον δρόμον του κυρ Ησαΐα, να και βλέπω αυτόν εις την γούρναν του Αγελαρίου, μακράν έως δύο μίλια, όλον δε τούτο το διάστημα είναι δύσβατος τόπος και πετρώδης, και δρόμον ίσιον δεν έχει· και, ω του θαύματος !
Βλέπω τον Άγιον όπου υψώθη από την γην επάνω εις τον αέρα υψηλά, και ωσάν αετός υπόπτερος επέτα επάνω από το δάσος και από τας μεγάλας πέτρας, και ήρχετο εκεί όπου ήμουν εγώ· και καθώς είδον όπου επέτα τοιαύτης λογής, ετρόμαξα και εφώναξα το “μέγας εί Κύριε” και από τον φόβον μου ετραβίχθηκα οπίσω ολίγον τι και εν ροπή οφθαλμού έφθασε και ο Άγιος εκεί όπου εστεκόμην, ψάλλων· τί δε έψαλλε; δεν εκατάλαβα εκ του θαύματος· έπεσα όμως εις τους πόδας του, και τον εδέχθηκα· και εκείνος με ερωτούσε συχνά, πόσην ώραν έχεις εις τον τόπον τούτον; έπειτα πιάνωντάς με από το χέρι, με έμβασεν εις την καλύβαν του· και αφ’ ου με εδίδαξε πολλά και με ενουθέτησε, μου είπε· πρόσε¬χε να μην είπης εις κανένα εκείνο όπου είδες, έως όπου είμαι εις την παρουσαν ζωήν· ήξευρε δε ότι έχεις να γένης ηγούμενος, και μητροπολίτης Αχριδών, και μέλλεις να πάθης πολλά πλην υπόμεινον μιμούμενος, τον επί ξύλου κρεμασθέντα Χριστόν, ότι αυτός θέλει σου γένη βοηθός εις τους πειρασμούς, οι οποίοι θέλουν γένουν εις Μαρτύριόν σου της αθλήσεως· και όλα αυτά ετελειώθησαν εις εμέ κατά την Προφητείαν του Αγίου».
Ο άγιος Θεοφάνης φαίνεται ήταν καλός γνώστης της ευρύτερης περιοχής των Καυσοκαλυβίων, αφού γνώριζε καλά τα τοπωνύμια, τους συνασκητές του οσίου Μαξίμου, αλλά και τους άλλους ενάρετους Γέροντες, σπουδαίους ησυχαστές του 14ου αιώνος, τους οποίους κατονομάζει, αναφέροντας τους τόπους τους και πιθανόν συνδεόταν μαζί τους, όπως διαφαίνεται στην ωραία βιογραφία του. Η βιογραφία του Θεοφάνη αποτέλεσε πηγή για όλους τους μετέπειτα βιογράφους και υμνογράφους του οσίου Μαξίμου.
Κατά την προφητεία του οσίου Μαξίμου ο άγιος Θεοφάνης, που διετέλεσε μαθητής του, έγινε αργότερα ηγούμενος της ιεράς μονής Βατοπαιδίου και κατόπιν επίσκοπος Περιθεωρίου Ξάνθης. Αναφέρεται ως επίσκοπος Περιθεωρίου περί το 1350. Πλησίον του Περιθεωρίου ήταν το όρος Παπίκιο, γνωστό για τις μονές και τους ασκητές του, στο οποίο είχε ασκηθεί ο όσιος Μάξιμος, και είχε βρει εκεί αρκετούς ενάρετους μοναχούς, όπως αναφέρει ο βιογράφος του Θεοφάνης. Το Περιθεώριο ήταν πόλη πλησίον της σημερινής Ξάνθης, που είχε κτισθεί στα ερείπια της Αναστασιούπολης στις αρχές του 14ου αιώνος.
Άν ο άγιος Θεοφάνης υπάκουσε στον όσιο Μάξιμο τον Καυσοκαλύβη να γράψει περί αυτού μετά την κοίμησή του, τότε ο βίος που έγραψε κυκλοφόρησε πιθανόν μετά το 1365, όπου ορίζεται ως έτος της κοιμήσεως του οσίου Μαξίμου. Ο άγιος Θεοφάνης τότε εκοιμήθη στα τέλη του 14ου αιώνος.
«Η επιμελημένη αποφυγή του Αγίου Θεοφάνους να μη μας αφήσει ίχνη και στοιχεία διά την αγιοπροσδιόριστη βιοτή του, δεν μας επιτρέπει να γνωρίζουμε πολλά για την ζωή, τη δράση και το έργο του. Έζησε τον 14ο αιώνα στα Καυσοκαλύβια του Αγίου Όρους. Μαθητής του Αγίου Μαξίμου του Καυσοκαλυβίτου, διετέλεσε ηγούμενος της Ιεράς Μονής Βατοπαιδίου και στην συνέχεια επίσκοπος Περιθεωρίου… Η παρουσία του ως Ποιμενάρχου στην τοπική μας Εκκλησία κατά τον 14ο αιώνα είναι βέβαιη. Εκείνο που έχει αξία για όλους μας είναι οι θερμές του πρεσβείες για το “ιερό κατάλοιπο” του ποιμνίου του στις χαλεπές ημέρες μας».
Με ενέργειες του σεβασμιωτάτου μητροπολίτου Ξάνθης και Περιθεωρίου κ. Παντελεήμονος και της Ιεράς Μεγίστης Μονής Βατοπαιδίου διά της υπ’ αρ. 3401 της 11.4.2000 Πράξεως του Οικουμενικού Πατριαρχείου έγινε η αγιοκατάταξη του αγίου Θεοφάνη και διά της Εγκυκλίου 2692 της 18.5.2000 της Ιεράς Συνόδου της Εκκλησίας της Ελλάδος έγινε γνωστή η ένταξή του στο Αγιολόγιο της Εκκλησίας.
Πρόσφατα αγιογραφήθηκαν εικόνες του αγίου και συντάχθηκε ιερά ακολουθία του. Περί του αγίου αναφέρουν διάφοροι τα παραπάνω.
Η μνήμη του τελείται στις 3 Μαΐου.
Πηγή: Μοναχού Μωϋσέως Αγιορείτου, Βατοπαιδινό Συναξάρι, Έκδοση Ιεράς Μεγίστης Μονής Βατοπαιδίου, Α’ Έκδοση, 2007
